Viisi päivää ja yksi yö tiedettä – Miten Tieteen päiviä tehdään?

Tieteen päivät järjestettiin verkossa 13.–17.1.2021. Viiden päivän aikana Helsingin yliopiston Porthaniasta ja Tiedekulmasta lähetettiin lähes 50 tuntia ohjelmaa suorana lähetyksenä. Suoratoisto-ohjelmaa täydensivät Tieteen päivien aikana julkaistut podcastit ja videotallenteet. Hyvä ja paha tieto-teeman ympärille rakennettu ohjelma keräsi tapahtuman aikana yli 36 600 katselukertaa. Koko Tieteen päivien 2021 ohjelma jää verkkoon vapaasti katsottavaksi.

Yleensä Helsingin yliopiston päärakennuksella käy Tieteen päivien aikaan kova kuhina. Ovista kulkee sisään ja ulos tuhansia jalkapareja ja aula on täynnä tiedekustantajien uutuuskirjoja. UniCafesta kuuluu vilkasta puheensorinaa, kun tutut tapaavat toisiaan ja keskustelevat tieteestä ja tutkimuksesta. Luentosaleissa kaikki eivät mahdu istumaan, mutta paikkaa vaille jääneetkin päättävät kuunnella luennon loppuun.

Tänä vuonna Tieteen päiviä vietettiin hyvin erilaisissa tunnelmissa. Tapahtuma järjestettiin päärakennuksen remontin vuoksi Porthaniassa ja Tiedekulmassa eikä paikalla ollut muita kuin Tieteen päivien henkilökunta ja puhujat. Tuhannet katselijat seurasivat tapahtumaa luentosalien sijaan omista kodeistaan. Tieteen päivien verkkototeutus onnistui poikkeusolosuhteista huolimatta erinomaisesti. Kun Tieteen päivien 2023 suunnittelu pian alkaa, jää pohdittavaksi, miten onnistunut verkkototeutus vaikuttaa tapahtuman järjestelyihin tulevaisuudessa.

Tyhjä huone.
Yleisö pääsi seuraamaan Tieteen päiviä 2021 verkon välityksellä. Helsingin yliopiston Porthaniassa ja Tiedekulmassa olivat paikalla vain Tieteen päivien henkilökuntaa ja suorissa lähetyksissä esiintyviä puhujia. Kuva: Meri Vainiomäki.

Tieteen päivät on Suomen suurin tiedetapahtuma. Helsingissä joka toinen vuosi järjestettävä tapahtuma esittelee monipuolisesti ja yleistajuisesti eri puolilla maatamme tehtävää tiedettä ja tutkimusta. Ohjelmasta vastaa tehtävään nimitetty ohjelmatoimikunta ja sitä täydentävät kymmenien yhteistyökumppaneiden järjestämät tilaisuudet. Helsingin Tieteen päivät toimii myös emotapahtumana muualla Suomessa järjestettäville Tieteen päiville.

Tieteen päiviä valmistellaan kaksi vuotta. Päävastuu järjestelyistä on Tieteellisten seurain valtuuskunnalla. Muita järjestäjätahoja ovat Suomalainen Tiedeakatemia, Finska Vetenskaps-Societeten, Teknillisten Tieteiden Akatemia, Svenska Tekniska Vetenskapsakademien i Finland, Suomen Kulttuurirahasto, Tieteen tiedotus ry ja Koneen Säätiö. Järjestäjätahojen edustajien muodostama ohjausryhmä on Tieteen päivien ylin päättävä elin. Se nimittää uuden ohjelmatoimikunnan aina edellisten Tieteen päivien päätyttyä. Ohjelmatoimikunnan jäsenet ovat ansioituneita tutkijoita, jotka edustavat monipuolisesti eri tieteenaloja.

Tieteen päivien pääsihteeri Ilari Hetemäki ja vastaava tapahtumatuottaja Mandi Vermilä työskentelevät Tieteellisten seurain valtuuskunnassa. Hetemäki toimii ohjelmatoimikunnan sihteerinä ja osallistuu aktiivisesti ohjelman ideoimiseen. Hän johtaa myös Tieteen päivien kirjan toimikuntaa. Vermilä vastaa Tieteen päivien tuotannosta, viestinnästä sekä oheistapahtumien, kuten Nuorten päivän ja Tieteiden yön järjestämisestä. Yhdessä ohjausryhmän, ohjelmatoimikunnan ja muiden sidosryhmien kanssa Hetemäki ja Vermilä kehittävät Tieteen päiviä paremmaksi tiedetapahtumaksi.

Mandi Vermilä ja Ilari Hetemäki nojaavat neuvotteluhuoneen ikkunalautaan. Taustalla näkyy Kansallisarkisto.
Ilari Hetemäki (vasemmalla) on toiminut Tieteen päivien pääsihteerinä vuodesta 2009 asti. Mandi Vermilä tuli mukaan tekemään Tieteen päiviä vuonna 2014. Vastaavana tapahtumatuottajana hän on työskennellyt vuodesta 2019 saakka. Kuva: Curt Richter.

Ohjelman suunnittelu alkaa teemasta

Ohjelmatoimikunnan työ alkaa tulevien Tieteen päivien pääteeman valitsemisesta. Teema ohjaa Tieteen päivien koko ohjelmaa, joten sen täytyy tarjota runsaasti sopivia näkökulmia kaikille tieteenaloille. Tieteen päivien pääteemoja ovat olleet muun muassa Rohkeus, Sattuma, Arjen arvoitus ja Kriisi – uhka ja alku. Teema lyödään lukkoon noin puolitoista vuotta ennen tapahtumaa.

Teeman valinnan jälkeen ohjelmatoimikunta alkaa ideoimaan erilaisia aiheita, joita teeman alla voitaisiin käsitellä. Toimikunta jaottelee aiheet alustavasti eri ohjelmaformaattien alle. Ohjelmaformaatit ovat paneelikeskustelu, väittely, useasta luennosta koostuva sessio sekä yksittäinen luento. Paneeleja, sessioita ja väittelyitä johtaa puheenjohtaja. Ohjelmatoimikunta rekrytoi sopivia puheenjohtajia eri aiheille, jonka jälkeen vastuu ohjelmasta siirtyy puheenjohtajille. Vuoden 2021 Tieteen päivillä kuultiin ensimmäistä kertaa myös yksittäisiä luentoja. Ohjelmatoimikunta rekrytoi yksittäisten luentojen puhujat suoraan.

Anu Koivula pitää puheenvuoroa Helsingin yliopiston päärakennuksen salissa 1.
Tieteen päivät 2019 järjestettiin Helsingin yliopiston päärakennuksella. Professori Anu Koivunen osallistui tutkijoiden roolia julkisuudessa käsitelleeseen päivän painiin. Kuva: Aino-Sofia Orjasniemi.

Paneelien, sessioiden ja väittelyiden puheenjohtajat vastaavat ohjelmatoimikunnan keksimän aiheen jatkojalostamisesta sekä puheenjohtamansa tilaisuuden muiden puhujien rekrytoinnista. Tapahtuman aikana puheenjohtajilla on vastuu paneelin, session tai väittelyn vetämisestä. Tieteen päivien ohjelmatoimikunta valitsee puheenjohtajat noin vuotta ennen tapahtumaa. Sen jälkeen puheenjohtajilla on noin neljä kuukautta aikaa kehitellä omaa tilaisuuttaan eteenpäin ja valita siihen sopivat puhujat. Tieteen päivien ohjelmatiedot kerätään ja aikataulutetaan tapahtumaa edeltävänä keväänä.

Tieteen päivien ohjelmaa täydentää yhteistyökumppaneiden tuottama sisältö. Avoin ohjelmahaku yhteistyökumppaneille käynnistetään noin vuotta ennen tapahtumaa ja se on avoinna Tieteen päiviä edeltävään kevääseen saakka. Ohjelmatoimikunta käy ohjelmahaun kautta saadut ehdotukset läpi ja päättää, mitkä tilaisuudet valitaan lopulliseen ohjelmaan.

Oheistapahtumat täydentävät Tieteen päivien ohjelmaa

Tieteen päivien yhteydessä järjestetään yläkouluille ja toisen asteen oppilaitoksille suunnattu Nuorten päivä sekä tieteen oma kaupunkitapahtuma Tieteiden yö. Lisäksi Tieteen päivien ohjelmatarjontaa täydentävät usein muut vaihtuvilla konsepteilla järjestettävät tiedetapahtumat.

Nuorten päivän ohjelma koostuu luennoista ja työpajoista, jotka toteutetaan yhteistyössä laajan kumppaniverkoston kanssa. Uusia yhteistyökumppaneita haetaan Tieteen päiviä edeltävänä keväänä ja ohjelma suunnitellaan saman vuoden syksynä. Nuorten päivä on monitieteinen tapahtuma, johon opettajat voivat ilmoittaa ryhmiään ennakkoon. Ryhmät voivat tulla Nuorten päivään koko tapahtuman ajaksi tai vain yhteen tilaisuuteen. Nuorten päivä järjestetään Helsingin yliopiston keskustakampuksella Tieteen päivien aikana. Tapahtuma on maksuton.

Tieteiden yö on kasvanut Tieteen päivien oheistapahtumasta vuosittaiseksi tapahtumaksi, mutta joka toinen vuosi se järjestetään edelleen Tieteen päivien aikana. Tieteiden yön ohjelma koostuu itsenäisten tapahtumanjärjestäjien järjestämistä tiedetapahtumista. Tieteiden yöhön voi hakea mukaan tapahtumaa edeltävänä vuonna. Ohjelmatietojen deadline asettuu usein Tieteiden yötä edeltävälle marraskuulle, jonka jälkeen tapahtumaan ei oteta enää mukaan uusia järjestäjiä.

Yleisöä Tieteiden yön 2020 tapahtumassa Sofian Teesalongissa.
Jokavuotiseksi tapahtumaksi kasvanut Tieteiden yö teki kävijäennätyksen tammikuussa 2020. Torstaina 16.1.2020 järjestetyssä tapahtumassa vieraili lähes 5 500 ihmistä. Kuva: Jaana Tihtonen.

Tieteen päivistä viestitään sidosryhmille, medialle ja suurelle yleisölle

Tieteen päivät on suurelle yleisölle suunnattu tiedetapahtuma. Yleisöä tavoitellaan sidosryhmien ja median kautta sekä suoraan sosiaalisessa mediassa. Tieteen päivien viestintä aloitetaan noin puoli vuotta ennen tapahtumaa. Markkinointi ja mainonta keskitetään lähemmäs Tieteen päiviä.

Tieteen päivien teema ja tapahtumakohtaisesti vaihtuva graafinen ilme julkistetaan tapahtumaa edeltävänä syksynä Turun Kirjamessuilla. Messuilla saadaan myös ensimmäinen maistiainen tulevasta ohjelmasta. Ohjelma julkistetaan myöhemmin samassa kuussa järjestettävillä Helsingin Kirjamessuilla. Myös Helsingin Kirjamessujen Tiedetorilla kuullaan usein Tieteen päivien ohjelmaa.

Tieteen päivien ohjelma julkaistaan tapahtuman verkkosivuilla ja painettuna ohjelmalehtenä. Ohjelmatietojen lisäksi ohjelmalehti pitää sisällään Tieteen päivien ohjelmasta kirjoitettuja artikkeleita sekä erilaisten tiedetoimijoiden ja -kustantajien mainoksia. Ohjelmalehteä jaetaan Helsingin Kirjamessuilla, syksyn tiedetapahtumissa, Helsingin yliopiston keskustakampuksella ja valikoiduissa kahviloissa ja kirjastoissa.

Viisi päivää ja yksi yö tiedettä

Tieteen päivien toteutusta suunnitellaan kahden vuoden ajan. Suunnittelu alkaa heti edeltävien Tieteen päivien jälkeen ja jatkuu aina tapahtumaan saakka. Suunnittelussa keskitytään ohjelman lisäksi yleisötapahtumalle tyypillisiin seikkoihin, kuten yleisön ja puhujien turvallisuuteen, informoimiseen ja viihtymiseen. Toteutuksessa tulee huomioida se, että tapahtumaan osallistuu viiden päivän aikana tuhansia ihmisiä.

Osa Tieteen päivien ohjelmasta on kuvattu suorana verkkoon vuodesta 2009 saakka, joten verkkototeutus ei ole tapahtumalle täysin vierasta. Siitä huolimatta koronapandemia muutti Tieteen päivien 2021 järjestelyjä merkittävästi. Tapahtuma järjestettiin kokonaan verkossa. Suurin osa ohjelmasta striimattiin Helsingin yliopiston Porthanian ja Tiedekulman tyhjistä luentosaleista. Osa ohjelmasta oli tallennettu etukäteen ja julkaistiin Tieteen päivien aikana.

Poikkeusolosuhteissa kiinnitettiin lopulta huomiota samoihin seikkoihin kuin fyysisessäkin tapahtumassa: puhujien ja yleisön turvallisuuteen, informoimiseen ja viihtymiseen. Turvallisuus tarkoitti tällä kertaa erityisesti koronan leviämisen riskien minimoimista yliopistolle saapuvien puhujien keskuudessa. Informoiminen tarkoitti systemaattista viestintää puhujille ja yleisölle tavallisesta poikkeavista järjestelyistä. Viihtymiseen panostettiin hyvälaatuisella suoratoistolla sekä puhujien ja yleisön välisellä vuorovaikutuksella Viestiseinä-palvelun kautta.

Tulevaisuudessa Tieteen päivät järjestetään todennäköisesti hybriditapahtumana, johon voi osallistua paikan päällä tai verkon välityksellä. Ennen pandemiaa verkkotapahtuma oli fyysisen tapahtuman oheistuote, mutta luultavasti se tulee jatkossa olemaan samalla viivalla fyysisen tapahtuman kanssa.

Porthania ulkoa päin kuvattuna.
Pandemia-aikana tammikuussa 2021 Helsingin yliopiston keskustakampuksella oli vain vähän ihmisiä liikkeellä. Kuva: Meri Vainiomäki.

Ohjelma elää tapahtuman jälkeenkin

Tallenteet Tieteen päivien ohjelmasta jäävät pysyvästi verkkoon. Niitä katsellaan ja kuunnellaan vielä vuosia tapahtuman jälkeenkin. Tieteen päivien videotallenteet on koottu YouTubeen Tiedetv-kanavalle. Podcastit löytyvät SoundCloudista. Tieteen päivien ohjelmaan voi uppoutua myös tekstimuodossa. Gaudeamus julkaisee Tieteen päivien kirjasarjaa, jonka teokset keskittyvät Tieteen päivien vaihtuvaan pääteemaan.

Helsingin Tieteen päivien jälkeen tapahtuma lähtee kiertueelle ympäri Suomen. Muissa kaupungeissa järjestettävien Tieteen päivien järjestelyistä vastaavat paikalliset yliopistot. Ne voivat hakea Tieteen päivien sisartapahtumille apurahaa Suomen Kulttuurirahastolta ja Tieteen tiedotukselta. Puolet sisartapahtumien ohjelmasta tulee suoraan Tieteen päivien ohjelmatoimikunnan suunnittelemasta kokonaisuudesta.

Ohjelman eläessä omaa elämäänsä verkossa, kirjana ja eri kaupunkien Tieteen päivien toteutuksissa, käynnistyvät Tieteen päivien 2023 järjestelyt. Aika näyttää, nautitaanko Helsingin yliopistolla puheensorinasta ja täysistä luentosaleista, toteutetaanko tapahtuma jälleen verkossa tai millainen hybriditapahtuma Tieteen päivistä saadaan aikaiseksi.